新加坡账簿保存期限：5年规则、起算点与管理账（2026）

Published: 18 October 2026 · Reviewed by Ray Tay, Co-Founder & Managing Director, VIVOS PTE. LTD. (ACRA Filing Agent FA20240323 · MOM EA Licence 24S2425)

在新加坡，公司的会计账簿、原始凭证、银行月结单及其他与业务相关的交易记录，法定保存期限至少为5年。这一期限同时来自两套规则：《公司法》要求自交易完成所在财政年度结束后起算，新加坡国内税务局（IRAS）则要求自相关估税年度（Year of Assessment，YA）起算。两者起算点不同，实际应保存到哪一天，取决于公司的财政年度安排。此外，公司停业、取消GST注册或被注销后，这项义务也不会随之结束。下文依次说明法律依据、保存清单、特殊情形下的责任归属、电子化保存的注意事项，以及经常一并被问到的“管理账报表”问题。

TL;DR

• 新加坡公司须将会计记录与原始凭证保存至少5年：ACRA按财政年度结束日起算，IRAS按相关估税年度起算，实务上应以较晚的日期为准。
• 须保存的范围不限于账簿，还包括发票、收据、银行月结单、合同、工资记录及会计附表。
• 停业、取消GST注册、注销或清盘后，保存义务继续有效，责任转移至原公司高级职员或清算人。
• 更换会计软件时，无须迁移旧数据，但须确保旧系统中的原始交易记录在整个保存期内可以调取。
• 管理账报表不属于法定申报文件，但定期编制可以显著降低年终法定账目与税务申报出错的风险。

目录

• 两套规则，同一个“5年”，不同的起算点
• 需要保存哪些记录
• 停业、注销或清盘之后，保存义务仍然存在
• 电子化保存与更换会计软件
• 管理账报表：法律不强制，却决定年终申报的质量
• 未妥善保存记录的后果
• 我们的观点
• 将记账与记录保存交由专业团队处理
• 常见问题
• 参考来源

两套规则，同一个“5年”，不同的起算点

许多创业者只记住“保存5年”，却忽略了5年从哪一天开始计算。新加坡的账簿保存要求主要来自《公司法》与《所得税法》（GST注册企业另受《商品及服务税法》约束），各自的起算逻辑如下表所示。

依据如下：ACRA在其董事职责与主要义务说明中列明，所有公司须在交易完成所在财政年度结束后至少保存记录五年，并确保记录可用于编制财务报表；《所得税法》第67条规定，从事贸易、业务或专业的人士须将足够的记录妥善保存5年，自相关收入所属的估税年度起算；IRAS的公司所得税记录保存要求同样以相关估税年度为起点；GST注册企业则须按IRAS的GST记录保存指引，自会计期间结束起至少保存5年。

一个按日历推算的例子

假设一家私人有限公司的财政年度为2025年1月1日至2025年12月31日：

1. 按《公司法》计算：财政年度于2025年12月31日结束，相关记录至少应保存至2030年12月31日之后。
2. 按所得税规则计算：2025财政年度的收入在2026估税年度申报，记录须自2026估税年度起保存5年，实务上一般理解为至少保存至2031年底。
3. 实务结论：两者相差约一年，公司应按较晚的日期安排销毁时间，即2031年底之前不应处理2025财政年度的任何记录。

若公司采用非日历财政年度（例如截至每年3月31日或6月30日），推算方法相同，但对应的估税年度需逐年核对。对于正在使用延长首个财政年度、或曾变更财政年度结束日的公司，更应在会计系统中为每一批记录标注“最早可销毁日期”，而不是笼统地按“5年前”处理。

涉及长期结转项目时的补充要求

IRAS在非GST注册企业记录保存电子税务指南（e-Tax Guide）中，在5年基本要求之外，另行针对公司和有限责任合伙列出了税务方面的补充保存要求。若公司存在跨多个年度结转的税务项目（例如未用完的亏损或资本减免），建议对照指南原文确认相关支持文件的保存时间，必要时由税务顾问逐项评估，而不是在5年届满后一律销毁。

需要保存哪些记录

IRAS要求公司保存的范围包括原始凭证、会计记录与附表、银行月结单，以及与业务相关的任何其他交易记录，见IRAS记录保存要求。对自雇人士与合伙企业，IRAS在妥善保存记录与账目的指引中同样强调，记录须能以发票、收据、凭单及其他支持文件佐证。按实务分类，一家新加坡公司通常应保存以下几类资料：

一、原始凭证

• 销售发票、收据、收银记录及贷项/借项通知单
• 采购发票、供应商账单及付款凭证
• 进出口文件，例如交货单、提单、空运单及许可证
• 与客户、供应商签订的合同或协议，以及租赁合同

二、会计记录

• 总分类账、日记账、明细账
• 试算平衡表、年度财务报表及相关附表
• 固定资产登记册及折旧计算表
• 存货记录，包括自用或赠送的存货明细

三、银行与资金记录

• 所有公司账户的银行月结单
• 银行对账调节表
• 贷款、融资及股东往来款项的支持文件

四、人事与薪酬记录

• 工资单、薪酬汇总、公积金（CPF）缴纳记录
• 雇员报销申请及审批记录

五、税务记录

• 公司所得税申报表（Form C或Form C-S）及税务计算表
• GST申报表、GST控制账户调节表及进项税申索支持文件（GST注册企业适用）

需要特别说明的是，银行月结单本身并不足以构成“妥善的会计记录”。月结单只能证明款项流动，无法说明交易性质、对方身份及商业目的。IRAS审查费用申索时，通常需要发票、合同及内部审批记录共同佐证；仅有月结单的支出，存在被否决扣除的风险。公司在设计会计科目时若已考虑凭证归档的对应关系，后续的检索与举证会更为顺畅，相关方法可参考我们的新加坡会计科目表设计与ACRA映射指南。

停业、注销或清盘之后，保存义务仍然存在

不少外国创始人认为，公司停止营业或完成注销后，合规义务即自动终止。这一理解并不正确。

• 停业或取消GST注册：IRAS在GST注册企业的责任说明中明确，所有业务与会计记录须保存至少5年，即使企业已停止营业或已取消GST注册亦然。
• 公司被注销（strike off）：根据IRAS记录保存要求，在公司解散前一刻担任高级职员的人士，须确保公司账簿与文件自解散之日起保存5年。
• 公司清盘（winding up）：同一页面说明，清算人须负责在相同期限内保存相关账簿与文件。

ACRA此前就《公司法》、《有限责任合伙法》及《会计师法》修订发起的公众咨询中，亦提出将清算人保存已清盘公司记录的期限由两年延长至五年，并要求被注销公司及LLP的高级职员、合伙人或经理保存会计记录及受益所有人登记册。这一方向表明，监管机构对注销后记录可追溯性的要求正在收紧。

对计划结束新加坡业务的创始人而言，实务上应在申请注销前完成以下安排：确定由哪位原董事或秘书负责保管记录；将纸质文件扫描归档并确认电子文件可读；保留会计软件的访问权限或导出完整数据；并以书面形式记录保管地点与联系人，以便日后应对IRAS的查询。

电子化保存与更换会计软件

新加坡法律并未强制企业使用电子记账系统，但IRAS在记录保存要求中鼓励企业采用电子化记录与会计软件，以降低人力成本、简化5年期内的记录维护，并减少税务申索在审查中被否决的风险。对于GST注册企业，电子系统也便于定期申报及GST控制账户的调节。

采用电子化保存时，应关注以下几点：

1. 完整性与可读性：扫描件或电子发票须清晰、完整，在整个保存期内可以打开和打印。
2. 可追溯的修改痕迹：会计系统应能记录谁在何时修改了哪一笔分录。关于业务系统中审计日志的作用与设置思路，可参考这篇关于业务系统审计日志的管理者指南。
3. 备份与访问权限：云端系统应设定定期导出与离线备份，避免因订阅终止或供应商变更而失去访问权。
4. 凭证与分录的关联：每笔分录应能直接链接至对应的发票或收据，而不是将凭证单独堆放在共享文件夹中。

更换会计软件时，IRAS说明公司并无义务将旧软件中的交易迁移至新软件，但必须在5年保存期内继续保留旧系统的原始会计交易及相关凭证，并能够随时调取。常见的风险是：公司在切换系统后停止支付旧软件订阅费，旧账套随即无法登录，而导出的仅是汇总报表而非逐笔交易明细。较稳妥的做法是在切换前导出完整的总账明细、凭证附件及审计日志，并以通用格式另行存档。

管理账报表：法律不强制，却决定年终申报的质量

读者在查询保存期限时，常会一并问到“管理账报表”（management accounts）是否属于法定要求。两类报表的区别如下：

法定账目在财政年度结束后数月才完成，主要用于向监管机构说明已经发生的情况；管理账报表则让董事在年度中段就能看到利润率、现金余额和费用结构的变化。从记录保存的角度看，定期编制管理账还有一个直接好处：每月对账时即可发现缺失的发票、未分类的银行流水或重复入账的费用，而不是等到年终审计或税务申报时才集中补救。届时距离交易发生已近一年，补取凭证的难度明显增加。

一份适合中小企业的月度管理账通常包括：当月及累计损益表、资产负债简表、现金流概览、应收账款与应付账款账龄分析、实际与预算对比，以及少量与业务相关的关键指标（例如毛利率、客户回款天数）。管理账本身也属于会计记录的一部分，建议与其他记录一并按5年以上的期限保存。管理账与年度税务申报之间的衔接，可参考我们整理的新加坡公司税申报流程与时间表。

未妥善保存记录的后果

未能妥善保存记录的直接后果，是企业无法支持其申报内容。IRAS在GST记录保存指引中指出，若未能妥善保存记录，企业将无法支持其GST申报，并可能被处以罚款。就所得税而言，缺乏凭证支持的费用可能在审查中被否决扣除，从而导致补税及相应罚则；严重情况下还可能涉及刑事责任。

IRAS在2025年11月公布的一宗逃税定罪案件中，再次提醒所有纳税人妥善保存所有应税交易的记录与账目，并重申所得税相关记录须自相关估税年度起保存5年。对董事而言，《公司法》下的保存义务属于董事职责的一部分，违规可能引致针对个人的执法行动。

对于持牌或受监管行业的公司，监管机构的检查范围往往超出税务层面，记录保存与会计支持的要求也更高，相关做法可参考这篇受监管公司会计支持指南（2026），其中讨论了账簿保存如何支持税务申报、费用申索举证以及应对监管审查。

我们的观点

我们在协助国际创业者管理新加坡公司的过程中观察到，记录保存方面的问题很少出在“不知道要保存5年”，而是出在三个更具体的环节：第一，创始人身处海外，发票和合同分散在个人邮箱、聊天软件和不同国家的银行账户中，年终才集中整理；第二，公司在成长过程中更换会计软件或服务商，旧账套的访问权随之丢失；第三，计划注销时，没有人被明确指定为记录保管人。

因此，我们主张从公司设立之日起就把日常记账与法定申报要求连接起来：每一笔交易在入账时即附上凭证，每月完成银行对账并出具管理账，每年在申报前核对哪些记录已超过ACRA与IRAS两套起算点中较晚的那一个。这样，无论公司是扩张、融资还是退出，底层文件都经得起审查。我们的团队成员本身均为创业者出身，直接参与客户事务，没有中间层级，也不提供模糊建议，这正是我们处理此类跨境合规问题的方式。

— Ray

将记账与记录保存交由专业团队处理

若您希望将日常记账、管理账编制与5年记录保存安排一并交由专业团队处理，VIVOS提供簿记与合规服务，涵盖记账、薪酬管理及与年度申报的衔接；会计服务按公开价格为每月 S$250 起，企业秘书服务为每年 S$800 起。需要GST注册与申报或公司税规划的企业，可同时了解我们的税务服务。若您希望先全面了解新加坡的税务与会计框架，也可下载我们的2026新加坡税务与会计指南（免费PDF）。

常见问题

新加坡公司账簿到底要保存几年？

至少5年。《公司法》要求自交易完成所在财政年度结束后起算，IRAS则自相关估税年度起算，两者通常相差约一年。实务上应按较晚的日期安排销毁，并对涉及长期结转税务项目的支持文件另行评估。

只保存银行月结单是否足够？

不够。银行月结单只能证明资金流动，无法说明交易性质与商业目的；IRAS要求保存原始凭证、会计记录与附表等完整资料。缺乏发票或合同支持的费用，在审查中可能被否决扣除。

公司注销后，账簿由谁保管？

公司被注销时，解散前一刻担任高级职员的人士须确保账簿与文件自解散之日起保存5年；公司清盘时，则由清算人负责。建议在申请注销前以书面形式指定保管人并完成电子归档。

管理账报表是法定要求吗？

不是。管理账报表是供董事和管理层使用的内部报表，法律并未强制编制；法定要求的是每年的财务报表与税务申报。不过，按月编制管理账有助于及时发现缺失凭证，使年终申报更准确、更高效。

电子扫描件可以代替纸质原件吗？

IRAS鼓励企业采用电子化记录与会计软件，电子记录在完整、清晰并能在保存期内随时调取的前提下通常可被接受。更换软件时，须继续保留旧系统中的原始交易与凭证，直至保存期届满。

参考来源

• IRAS：公司所得税记录保存要求
• IRAS：GST注册企业的责任
• IRAS：GST记录保存
• IRAS：自雇人士与合伙企业妥善保存记录与账目
• IRAS：非GST注册企业记录保存电子税务指南
• IRAS新闻稿：逃税定罪案件（2025年11月）
• ACRA：公司董事职责与主要义务
• ACRA：《公司法》、《有限责任合伙法》及《会计师法》修订公众咨询
• 《所得税法》（1947年）第67条

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